新社会人にお勧め、業務高速化に効くITスキル・ソフト

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昔ながらの会社で事務作業に従事しているとストレスを感じる場面が少なからずあります。

例えば

などです。今回はそんなときに役立つスキルやソフトについて解説します。

タッチタイピング

少しでも仕事に事務作業があるなら、あったほうが良いスキル。ただし、地道な練習が必要なため習得にはそれなりに時間がかかります。まわりの同期もできている人が多く、私の場合は社員研修から帰った後に2か月ほど練習を続けてようやくキーボードを見ずに文字が打てるようになりました。

一度マスターするとその後一生効果を得続けることができるので、コスパはとても良いと感じます。

ブラインドタッチができるとパソコンが得意な人と認知してもらうことができます。タイピングが速いことで会議で議事録をとることを任されたりするので活躍の場が広がります。

デスクワーク中心の職場では、オフィスソフトを使った文章作成やデータ集計が日常的です。WordやExcelは簡単に文書を作成しますが、その結果、メンテナンス性の低い文書が多くなります。オフィスソフトを効果的に使うスキルを身につけることが重要です。

MOS試験を受験することで、オフィスソフトの知識を体系的に学ぶことができます。試験自体は高額ですが、得られる知識は実務で非常に役立ちます。

ファイルやフォルダにわかりやすい名前をつけることが重要です。例えば、「打ち合わせ議事録」という名前だけでは、どの打ち合わせか、いつのものかが不明になります。

ISO規格を導入している会社では、文書番号をファイル名に追加することで管理が容易になります。ファイル名は「文章番号_文書の種類_日付_補足事項.docx」のようにルール化し、後からの検索を簡単にしましょう。

C上での探し物の時間を短縮するためには、以下のソフトを活用することが効果的です。

Everythingは、名前を入力するだけでファイルを高速に検索できるソフトです。クラウドではなく、共有サーバに保存されているデータも迅速に検索可能です。フィルタリング条件をカスタマイズできるため、特定のファイルタイプやフォルダを検索する際に便利です。

なお、フリーソフトの使用については会社のIT部門に確認を取りましょう。

複数のフォルダに頻繁にアクセスする場合、デスクトップがショートカットで埋まることがあります。CLaunchなどのランチャーソフトを使うことで、ショートカットを整理し、効率的にファイルやフォルダにアクセスすることができます。

仕事に不慣れなうちは何がどこにあるかも分からないものです。ファイルの置き場所が一括で検索可能なクラウドならよいのですが、未だに共有サーバにデータを保存している会社も多いです。

Everythingなら名前を打ち込むだけで、共有サーバからでもファイルを高速に探しだしてくれます。自分でフィルタリング条件をカスタマイズできるので、たとえば文書だけを検索対象にしたいとか、画像だけ検索対象にすることができます。

フリーソフトの使用が制限されている会社も多いので、ソフトの使用、共有サーバを検索対象にする場合には会社のIT部門に問い合わせてからにしましょう。

まとめ

以下のスキルとソフトは、新社会人に特にお勧めです。

これらのスキルとツールは、私の経験から非常に役立つものです。ぜひ、毎日の業務に取り入れて、効率的な仕事を実現してください。